Apprenti.e assistant.e administratif.ve et de gestion

Présentation de la structure :
Optimiste, avisée, ouverte, fédératrice, engagée, inclusive et féministe, la Cité de l’agriculture œuvre pour une transition agroécologique vitale de la société vers un modèle plus sobre, plus sain, plus juste.
En conjuguant expérimentations, et expertise, elle est un outil de recherche-action pour que chacun.e à son niveau œuvre à cette transition : pour faire advenir d’autres manières de concevoir le vivant, de produire, de s’approvisionner, d’accéder à l’alimentation et de consommer.

Contexte et stratégie :
La Cité de l’agriculture connait une forte croissance de son activité. L’association s’est développée de manière protéiforme, en portant de multiples projets et actions sur plusieurs lieux.
Poursuivant sa démarche de structuration, la Cité de l’agriculture s’organise dorénavant autour de 4 pôles articulés : Prospective, Terrain, Transmission, Forum. La structure a décidé de mettre en place une organisation holacratique, plus conforme à sa manière organique de mettre en œuvre son projet.

Vous venez en soutien de l’assistante administrative et financière dans un contexte de forte croissance impactant l’organisation interne, les ressources humaines, la gestion au sens large. A la rentrée prochaine, la Cité de l’agriculture investira de nouveaux locaux. Vous seconderez l’assistante administrative et financière dans la mise en place d’un espace de travail fonctionnel et opérationnel pour une vingtaine de personnes.

Dans le cadre de notre organisation holacratique par projet, votre poste charnière vous amènera à être en lien avec chaque membre de l’équipe.
Après une période de transmission, d’assimilation, et en fonction de vos appétences et aptitudes, vous serez amené.e à agir en autonomie sur une diversité de tâches.

Missions
Sous la supervision de l’assistante administrative et financière, vous interviendrez sur :

1. Accueil

➢ Gestion du standard téléphonique : réponse aux questions courantes, répartition idoine aux membres de l’équipe, recueil des informations de contacts,

➢ Accueil du public (sous réserve, en fonction des nouveaux locaux et des besoins)

➢Gestion logistique du lieu dont suivi du parc informatique et périphériques(inventaire matériel, dispatching, mots de passe, licences, évaluation des besoins et commandes) en autonomie après adaptation

2. Administratif et comptabilité➢  Suivi facturation (charges et produits)

➢  Suivi des subventions publiques et privées : calendrier, paiement, solde, regroupement et envois des pièces justificatives, en support.➢  Archivage et transmission au service comptable (comptabilité externalisée)

➢  Administration générale : réception, transmission, classement des courriers, réception et transmission des informations, signatures, première interface des demandes des salarié.e.s., réservation et suivi des déplacements, vérification des notes de frais et traitement, en autonomie

➢  Vie associative : interface avec les chargé.e.s de projet, rouage organisationnel des activités, en lien avec les services civiques/stagiaires, en support selon les tâches. en support et en autonomie

3. Appui RH et Gestion Sociale➢  Élaboration de tableaux de bord, de procédures, de calendriers (suivi des temps de travail)

➢  Suivi RH/social : fin de contrat, congés, récupération, liens avec les organismes partenaires

➢  Suivi des formations

➢  Élaboration de tableaux de données statistiques pour faciliter la prise de recul en support et en autonomie

4. Appui à la structuration

➢  Recherche, contractualisation prestataires de gestion d’entreprises : serveur informatique, licences bureautique, signature électronique, téléphonie, infogérance

➢  Concevoir et suivre un tableau de bord des assistances à maitrise d’ouvrage en autonomie après état des lieux et adaptation Compétences techniques requises Ce poste en alternance est ouvert sur une ou deux années (BTS/DUT/Licence)
selon la situation de la/du canditat.e
• Formation BTS, DUT… en assistanat de direction, assistanat gestion, gestion des entreprises et des organisations, management des entreprises, • Maitrise du pack office et d’Excel spécifiquement

Savoir-y-faire et savoir-être

Nous porterons une grande attention aux savoir-être des candidat.e.s, étant donné le caractère stratégique et « interfacé » du poste :

  • Capacité à appréhender des sujets transverses, à analyser
  • Autonomie dans l’organisation du travail, sens de la priorisation
  • Rigueur (y compris orthographique)
  • Adaptabilité
  • Diplomatie
  • Discrétion et tact
  • Tempérance
  • Sensibilité aux valeurs portées par la structure Informations complémentaires

Lieu de travail : 37 boulevard National, Marseille, 1er
Type de contrat : alternance
Volume horaire : 35h
Rémunération : rémunération dans le respect de la convention collective et des dispositifs de l’alternance selon l’âge et le cursus du candidat. Mutuelle prise en charge à 100% par la structure Date limite des candidatures : 30/06/2021
Date indicative des entretiens : 12/07/2021 Prise de poste : 06/09/2021

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